Chị có năm pháp nhân, một tệp quan hệ đã lọc qua nhiều năm, và một cách làm việc chị nắm rõ từng bước. Thứ còn thiếu là chỗ để tất cả nằm lại: hồ sơ từng công ty, từng đối tác, từng việc đang làm — sao cho chị tra là ra, không phải nhờ ai nhớ hộ và không phải tin vào trí nhớ của người khác.
Bốn chỗ dưới đây là những gì chị mô tả trong buổi làm việc — chúng tôi ghi lại đúng như vậy, không thêm. Ngay sau đó là câu trả lời cho câu hỏi chị chắc chắn sẽ đặt: Asana đã lo được chỗ nào chưa.
Tài chính, thuế, bảo hiểm, hợp đồng, nhân sự của năm pháp nhân hiện nằm rải rác và chưa được chuẩn hoá. Muốn biết một công ty đang thiếu giấy tờ gì, phải mở từng nơi tìm, hoặc hỏi người đang giữ. Bốn công ty chưa hoạt động vẫn phát sinh nghĩa vụ hồ sơ mỗi năm, và chính chúng dễ bị bỏ quên nhất.
Một việc bàn qua Zalo, một việc qua WhatsApp, một việc qua Line. Ba tháng sau cần biết đã hứa gì với ai, phải cuộn lại từng đoạn chat và thường là không tìm ra. Người đối tác thì thấy một phần, chị thấy một phần, không ai thấy đủ.
Chị nắm rõ việc nào đến việc nào, nhưng nó chưa được viết ra thành một đường đi mà hệ thống nhắc thay. Nên mỗi lần bận, một bước bị rơi; và mỗi lần có người mới, phải kể lại từ đầu.
Thẩm định một đối tác, cân nhắc một hướng đi, chọn trường cho con — mỗi lần đều phải tự tra nhiều nguồn rồi tự ghép lại. Công cụ AI phổ thông thì mỗi lúc trả lời một kiểu, không đủ để dựa vào mà quyết.
Asana làm tốt việc nó sinh ra để làm: giao việc và theo dõi tiến độ. Chị đã dùng, đã thích, và không có lý do gì để chê nó. Câu hỏi đúng là: bốn chỗ đang mất kiểm soát ở trên, Asana giải được mấy chỗ?
| Việc chị cần | Asana | Hệ thống này |
|---|---|---|
| Giao việc, theo dõi tiến độ | Làm tốt. Đây là thế mạnh của Asana và là lý do chị thích nó. | Làm tương đương — và mỗi việc gắn thẳng với hồ sơ đối tác hay công ty liên quan, mở việc ra là thấy người đó, hợp đồng đó. |
| Mời đối tác bên ngoài vào việc | Mời được bằng email; người được mời thấy cả dự án. | Mời được; người được mời chỉ thấy đúng phần việc của họ. Mọi trao đổi nằm lại trong hồ sơ đối tác, ba tháng sau tra được. |
| Hồ sơ năm công ty: thuế, bảo hiểm, hợp đồng, giấy phép | Không có. Chị phải tự đính kèm file vào từng việc và tự nhớ cái nào của công ty nào, hạn nào. | Mỗi công ty một trang hồ sơ: giấy tờ nào, hạn nào, ai giữ. Sắp hết hạn là hệ thống nhắc, thiếu gì thấy ngay. |
| Hồ sơ đối tác, khách hàng, nhà cung cấp | Không có. Asana quản việc, không quản người. | Mỗi đối tác một hồ sơ: đã làm gì, hứa gì, lần gặp cuối, việc đang mở. Tệp quan hệ nhiều năm của chị thành danh sách tra được. |
| Chỗ để file | Giới hạn theo từng file; như chị nói, phải nối thêm Dropbox. | File nhỏ nằm trong hệ thống, file lớn để trên Drive và nối vào — tất cả tra từ một chỗ. |
| Nghiên cứu, thẩm định trước khi quyết | Không có. | Market Intelligence đi kèm: thẩm định đối tác, so sánh phương án, có kết luận và nguồn. |
| Tìm thông tin | Tìm theo tên việc, tên dự án. | Hỏi bằng tiếng Việt: "đối tác nào ba tháng chưa liên hệ", "hợp đồng nào sắp hết hạn" — hệ thống trả lời trên dữ liệu thật. |
| Kết lại | Asana giải được một trong bốn chỗ chị đang mất kiểm soát — chỗ số 3, quy trình và công việc. Ba chỗ còn lại — hồ sơ công ty, quan hệ đối tác, quyết định lớn — Asana không sinh ra để làm. Hệ thống này làm cả bốn, trên cùng một nền, và chị không phải bỏ Asana ngay: kỳ đầu có thể vận hành song song, thấy đủ rồi mới chuyển hẳn. | |
Bốn công ty đang nuôi dưỡng chưa phát sinh nghiệp vụ, nên chưa có gì để điều hành — nhưng vẫn cần một chỗ giữ hồ sơ để không mất và không quên hạn. Vì vậy cả năm pháp nhân nằm chung một nơi làm việc, chị trả tiền theo hệ thống chứ không theo số công ty.
| Pháp nhân | Tình trạng | Hệ thống làm gì |
|---|---|---|
| Hongyuncông ty thương mại | Đang hoạt động | Đầy đủ: hồ sơ công ty, khách hàng và nhà cung cấp, đơn hàng, việc hằng ngày, báo cáo cho chị |
| Bốn công ty còn lạitên pháp nhân chị bổ sung sau | Đang nuôi dưỡng | Lưu trữ và nhắc hạn: hồ sơ thuế, bảo hiểm, giấy phép, hợp đồng; đến hạn thì hệ thống nhắc, không cần ai theo dõi bằng tay |
| Cả năm | Một nơi làm việc chung | Một chỗ đăng nhập, một chỗ tra cứu; khi một công ty bắt đầu hoạt động thì bật phần điều hành lên, không phải dựng lại từ đầu |
Work OS giữ hồ sơ, điều hành công việc và có trợ lý lập biên bản họp. Relationship OS giữ quan hệ và mọi trao đổi. Hai hệ thống nằm trên cùng một nền, nên một việc gắn với một đối tác thì mở việc ra là thấy hồ sơ người đó, không phải đi tìm. Market Intelligence là phần nghiên cứu và thẩm định đi kèm Work OS, không tính thêm tiền.
Phí triển khai trả một lần duy nhất. Sau đó chỉ còn phí hằng tháng: chúng tôi đứng tên và quản trị toàn bộ nền tảng thay chị — tài khoản, máy chủ, cập nhật, hỗ trợ — chị không phải tự lo bất kỳ tài khoản hay khoản thanh toán nền tảng nào. Thời hạn sử dụng và hỗ trợ 5 năm. Giá chưa gồm VAT.
| Hệ thống | Chị được gì | Triển khai trả một lần duy nhất | Vận hành – bảo trì hằng tháng: máy chủ, cập nhật, hỗ trợ |
|---|---|---|---|
| Work OSHồ sơ năm công ty + giao việc + trợ lý biên bản họp |
| 40.000.000đ | 1.000.000đgồm 2 người dùng · từ người thứ 3: +1.000.000đ/người |
| Relationship OSQuan hệ đối tác, khách hàng, nhà cung cấp + chỗ trao đổi chung |
| 40.000.000đ | 1.000.000đgồm 2 người dùng · từ người thứ 3: +1.000.000đ/người |
| Market IntelligenceNghiên cứu, thẩm định đối tác và dự án |
| ||
| Năm pháp nhân dùng chungHongyun + bốn công ty đang nuôi dưỡng |
| ||
| Tổng | Hai hệ thống dùng chung một nền, nên một người dùng cả hai chỉ tính một lần. Ví dụ chị và hai người nữa là ba người dùng, thêm 1.000.000đ mỗi tháng cho cả hai hệ thống. |
Cùng một hệ thống, cùng một mức hỗ trợ. Khác nhau chỉ ở cách trả — chị chọn theo dòng tiền của chị, không phải theo thứ chị nhận được.
Work OS trước, vì nó xử lý đúng thứ đang làm chị mệt nhất: hồ sơ năm công ty nằm rải rác và phải nhờ người khác nhớ hộ. Đây cũng là phần chị thấy kết quả sớm nhất — ngày thứ 3 sau ký chị đã xem bản chạy thử trên hồ sơ thật của mình. Thêm Relationship OS khi chị muốn gom luôn phần trao đổi với đối tác về cùng một chỗ.
Bản chạy thử ngày thứ 3 dựng trên hồ sơ và công việc thật của Hongyun, không phải dữ liệu mẫu. Chị đánh giá bằng kết quả trên dữ liệu của mình, không đánh giá bằng lời mô tả của chúng tôi.
22 website AI đang phục vụ doanh nghiệp Việt ở 15 lĩnh vực. Relationship OS và Work OS vận hành hằng ngày tại một tập đoàn nhiều pháp nhân và tại chính Tim Business OS — đúng bài toán nhiều công ty một người điều hành.
Người xây hệ thống này có hơn 20 năm điều hành ở Booking.com và các nền tảng số, và đang điều hành nhiều pháp nhân của chính mình bằng đúng các hệ thống này. Câu hỏi đầu tiên luôn là chị đang mất kiểm soát ở đâu, không phải dùng AI gì.
Ngày thứ 3 sau khi ký có bản chạy thử, ngày thứ 7 đưa vào dùng. Đợt thanh toán thứ hai chỉ trả sau khi xem. Từng hệ thống duyệt riêng; dừng ở giai đoạn nào, phần đã triển khai vẫn dùng được. Hướng dẫn sử dụng và đào tạo nằm trong phí, không tính thêm.
Hoàn tất ba việc này, chúng tôi gửi hợp đồng và kế hoạch triển khai theo tuần; ngày thứ 7 sau khi ký, hệ thống đầu tiên của chị đã vận hành. Tim Dương trực tiếp làm phần này với chị.